Conditions Générales

Adhésion

L’acceptation d’une lettre de mission vaut adhésion à COGEDIS, et entraîne l’acceptation par l’adhérent des statuts de l’association, de son règlement intérieur, des décisions adoptées par le Conseil d’administration et le respect de toutes les obligations qui en découlent.

Obligations de COGEDIS

COGEDIS effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et, le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. COGEDIS contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens. A l’achèvement de sa mission, sous réserve d’être à jour du paiement de toutes cotisations et indemnités, COGEDIS restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission.

Secret professionnel

L’AGC COGEDIS est tenue :

– Au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal.

– À une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’elle a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et Organismes de Gestion Agrées (OGA).

Obligations du client

Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance de COGEDIS ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage :

– À fournir à COGEDIS, préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L561-1 et suivants du code monétaire et financier, à savoir :

– Si le client est une personne physique, un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie

– Si le client est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition du capital

– À mettre à la disposition de COGEDIS, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission

– À réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans l’offre de services ou dans l’annexe à la lettre de mission

– À respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission

– À porter à la connaissance de COGEDIS les faits nouveaux ou exceptionnels, ainsi que les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entreprise

– À confirmer par écrit, si COGEDIS le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets

– À vérifier que les états et documents produits par COGEDIS sont conformes aux demandes exprimées et informations fournies par lui-même et d’informer sans retard COGEDIS de tout manquement ou erreur

– À honorer, sauf empêchement grave, les rendez-vous téléphoniques ou Internet et son rendez-vous Conseil aux dates et horaires prévus.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par COGEDIS pendant les délais de conservation requis. Le client doit notamment prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde des données et traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité, ainsi qu’à assurer les déclarations informant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). En cas de non-respect du contrat ou de manquement grave à ses obligations par le client, COGEDIS aura la faculté de suspendre sa mission ou de mettre fin à sa mission sans délai après en avoir informé le client par écrit. Lorsque la mission est suspendue, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension pour autant que COGEDIS dispose de toutes les informations nécessaires à l’exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de suspension, les obligations de l’entreprise demeurent applicables.

Apports mobiliers

Il est demandé à chaque adhérent de souscrire à l’association les apports mobiliers nécessaires à la réalisation des investissements. Le montant de ces apports est déterminé par le Conseil d’Administration pour chaque type de mission. Ils doivent être versés annuellement et sont remboursés en cas de départ de l’association, à la demande de l’adhérent, selon les modalités définies par le règlement intérieur.

Durée des missions

Les missions autres que ponctuelles sont conclues pour une durée d’un an et renouvelables par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par acte extra judiciaire, six mois avant la date anniversaire. (voir en conditions spécifiques les précisions concernant la mission de présentation des comptes annuels). Au cas où le client décide d’interrompre la mission sans respecter le délai de préavis de six mois précité et sauf faute grave imputable à COGEDIS, le client devra régler les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 33% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. La résiliation prend effet pour l’année suivante (voir en conditions spécifiques les précisions concernant la mission de présentation des comptes annuels). En cas de manquement à ses obligations ou de faute grave de l’une des parties, l’autre partie a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Honoraires

Les honoraires sont fixés par la lettre de mission,  le contrat de service ou la proposition de contrat ONE PAR COGEDIS. Ils seront réévalués chaque année afin de tenir compte de l’évolution des cotisations décidées par le Conseil d’Administration et de l’adaptation aux attentes et caractéristiques de l’entreprise adhérente. Ces honoraires n’incluent pas les éventuelles demandes d’attestations particulières formulées au cours de la période en liaison avec la mission principale (sauf cas express prévus dans les conditions générales ou spécifiques de la lettre de mission). En cas de modification importante de la loi et des obligations déclaratives, les coûts correspondants et non prévisibles lors de la signature du présent contrat ou de ses avenants seront facturés en sus après information de l’adhérent. Les factures seront dressées par voie dématérialisée.

Les honoraires sont payables mensuellement par douzième. Conformément à la loi du 31 décembre 1992, les conditions de paiement sont obligatoirement mentionnées sur la facture d’honoraires et sont en conformité avec la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008. En cas de retard de paiement, un intérêt pourra être calculé, à compter de la date d’échéance de facture, sur la base d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux d’intérêt légal (loi du 4 août 2008), et une indemnité forfaitaire de 40€ sera appliquée. Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture. En cas de non-paiement des honoraires aux échéances prévues, COGEDIS bénéficie du droit de rétention dans les conditions de droit commun et de la possibilité de suspendre les travaux engagés après en avoir informé le client.

Responsabilité

COGEDIS assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux. La responsabilité civile de COGEDIS pouvant résulter de l’exercice de ses missions fait l’objet d’une assurance obligatoire. Tout événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de COGEDIS. La responsabilité de COGEDIS ne peut en aucun cas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

– d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou ses salariés, – du retard ou de la carence du client ou de ses salariés à fournir une information nécessaire à COGEDIS

– des fautes commises par des tiers intervenant chez l’adhérent.

En application de l’article 2254 du code civil, la responsabilité civile de COGEDIS ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à un an (douze mois de date à date) à compter de la connaissance des évènements (ou à partir du jour où le client aurait dû avoir connaissance du préjudice) ayant causé un préjudice à l’entreprise et pour un montant maximum de 300 000 euros. COGEDIS ne pourra être tenu pour responsable des retards ou défauts d’exécution des missions lorsque la défaillance résulte des faits relevant de la force majeure ou du cas fortuit dans les termes de l’article 1148 du Code Civil. Le client autorise expressément COGEDIS à transmettre par tout moyen de communication les données obligatoires comptables, juridiques, sociales et fiscales concernant son entreprise aux administrations concernées.

Différends

Toute difficulté relative à l’interprétation ou l’exécution du présent contrat sera soumise, à défaut d’accord amiable, aux Tribunaux de Brest à qui les parties attribuent expressément compétence, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, y compris pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires.

Confidentialité et loi du 06/01/1978

Le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant (art 27 de la Loi du 06/01/1978), en adressant une demande écrite, accompagnée d’un justificatif d’identité, au siège social de COGEDIS.

Conditions générales « ONE PAR COGEDIS » (spécifiques à la Mission de Présentation des comptes annuels)

Domaine d’application

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur la mission concourant à l’établissement des comptes annuels et des déclarations fiscales y afférentes, conclues entre COGEDIS et le client. Ces conditions spécifiques précisent les conditions générales.

Définition de la mission

Les travaux incombant à COGEDIS sont détaillés dans une lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à leur contenu. La mission de Présentation vise à permettre au membre de l’Ordre d’attester, sauf difficultés particulières, qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la régularité en la forme de la comptabilité ainsi que la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels résultant des documents et informations fournis par le client. Elle conduit à l’établissement d’une attestation qui fait partie des documents de synthèse remis aux clients. Dans la mesure où les comptes de l’adhérent sont audités par un commissaire aux comptes et conformément aux dispositions de la norme professionnelle de présentation des comptes, il ne sera pas délivré d’attestation. COGEDIS établit un compte-rendu de travaux ne contenant pas la formulation d’une assurance sur les comptes. Nos travaux consisteront à vous assister pour la clôture des comptes et leur présentation d’ensemble ; ils comprennent notamment :

– une prise de connaissance globale ;

– une appréciation des procédures élémentaires d’organisation comptable ;

– une appréciation de la régularité formelle de la comptabilité ;

– une collecte des éléments concourant aux écritures d’inventaire de fin d’exercice ;

– une justification des soldes et des contrôles de cohérence des principaux comptes ;

– un examen critique des comptes pris dans leur ensemble.

Ils ont pour objectif de nous permettre d’exprimer une assurance de niveau modéré sur la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels (ou intermédiaires). Ils ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs de votre entité à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes et l’appréciation des procédures de contrôle interne. COGEDIS est redevable d’une obligation de moyens. Par conséquent, la vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués uniquement par épreuves et ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité et de la fiabilité des documents présentés.

Durée de la mission

Les missions sont confiées pour une durée d’un an correspondant à l’exercice comptable (ou durée du premier exercice si elle est différente). La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par courrier recommandé avec accusé de réception six mois avant la date de clôture de l’exercice comptable. La démission prendra effet pour l’exercice suivant.

En cas de résiliation en cours d’exercice comptable, et sauf faute grave imputable à COGEDIS, l’adhérent devra régler à COGEDIS les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 33% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Les travaux rendus nécessaires par la cessation de la mission à l’initiative de l’adhérent ou demandés par l’adhérent en sus des travaux convenus feront l’objet d’une facturation spécifique.

Acceptation de la mission

Toute mission est soumise à l’acceptation de l’Expert-comptable. L’expert-comptable informera le client en cas de non acceptation de la mission à son initiative.

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